Datenmigration & Softwareumzug

Eine Datenmigration ist die strukturierte Übertragung vorhandener Daten aus einem Altsystem in ein neues System. Dazu gehören Stammdaten wie Kunden und Artikel, Bewegungsdaten wie Aufträge und Rechnungen sowie Dokumente und Historie. Entscheidend ist nicht das Kopieren, sondern die Zuordnung: Jedes Feld muss im Zielsystem an der fachlich richtigen Stelle landen.

In acht Schritten: Bestandsaufnahme des Altsystems, Feldzuordnung, Datenbereinigung, Testmigration in einen Testmandanten, Abnahme durch den Kunden anhand von Stichproben, Echtmigration zu einem festen Termin, Schulung der Mitarbeitenden und Nachbetreuung. Testmigration und Abnahme sind die beiden Schritte, die am häufigsten übersprungen werden und am häufigsten Probleme verursachen.

Für einen Betrieb mit 5 bis 25 Mitarbeitenden liegt der übliche Rahmen bei zwei bis sechs Wochen von der Bestandsaufnahme bis zum produktiven Start. Die reine Umstellung dauert meist ein Wochenende. Länger wird es, wenn das Altsystem keine brauchbaren Exporte anbietet oder die Datenqualität eine umfangreiche Bereinigung erfordert.

Der Aufwand hängt fast vollständig am Altsystem: Ein sauberer Export kostet einen Bruchteil dessen, was ein System ohne Exportfunktion kostet. Wir starten deshalb immer mit einem kostenlosen Migrations-Check und nennen erst danach einen Festpreis. Die Pakete reichen von reinen Stammdaten bis zur vollständigen Übernahme inklusive Belegarchiv und Schnittstellen.

Das kommt häufiger vor als gedacht und ist kein Grund, beim alten Anbieter zu bleiben. Es gibt mehrere Wege: direkter Zugriff auf die Datenbank, Auswertung über die Berichtsfunktion, Schnittstellen des Herstellers oder das automatisierte Auslesen der Oberfläche. Welcher Weg gangbar ist, prüfen wir im Migrations-Check. Ihre Betriebsdaten gehören Ihnen, auch wenn die Software sie nur ungern herausgibt.

Ja. Vorbereitung, Feldzuordnung, Bereinigung und Testmigration laufen komplett parallel zum Tagesgeschäft. Nur die Echtmigration braucht ein klar abgegrenztes Zeitfenster, das wir meist auf ein Wochenende legen. Ab Montag arbeiten Sie im neuen System.

Es bleibt zunächst lesend verfügbar. Steuerlich relevante Unterlagen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, und die erfüllen Sie am sichersten, wenn das Altsystem noch abrufbar ist oder ein revisionssicherer Export vorliegt. Erst danach kündigen Sie die alten Lizenzen. Die verbindliche Bewertung trifft Ihre Steuerberatung.

Drei Dinge: Erstens die Datenqualität, denn ein Umzug ist der beste Zeitpunkt für eine Bereinigung und der schlechteste, um Altlasten mitzunehmen. Zweitens die Verantwortlichkeiten, denn die fachliche Abnahme kann nur Ihr Betrieb leisten, nicht der Dienstleister. Drittens der Termin: Eine Umstellung mitten in der Hochsaison oder kurz vor dem Jahresabschluss ist vermeidbarer Stress.